Journalisti seurasi kuinka Journalistiliiton toimiston Kira Närhi ja Päivi Isoniemi hoitivat valtuuston kokouksen käytännön järjestelyjä.
Kira Närhi, johdon assistentti
Työskennellyt Journalistiliitossa kuusi vuotta. Ollut mukana järjestämässä 15 valtuuston kokousta. Toimii hallituksen ja valtuuston sihteerinä.
Vastaa kokousjärjestelyiden sisällöistä: koostaa valtuuston kutsut, vuosikertomukset, toimintasuunnitelmat ja kokousten ajankohdat hallituksen kokouksiin käsiteltäviksi ja sieltä valtuuston esityslistalle.
Lähettää kutsut ja varmistaa, että valtuusto on päätösvaltainen eli vähintään puolet on osallistumassa.
Pitää yhteyttä yhdistyksiin, jotta he ehtivät hankkia varavaltuutettuja estyneiden tilalle.
Muistuttaa henkilöstöä toimittamaan tarvittavat valtuustomateriaalit.
Tekee kutsut, esityslistan, ohjelman, osallistujalistan sekä viimeistelee liitteet ja julkaisee ne valtuuston tapahtumasivulla.
Kirjoittaa pöytäkirjan valtuuston kokouksessa. Kokouksen jälkeen viimeistelee pöytäkirjan ja tarkastaa valtuutettujen matkalaskut ja ansionmenetyskorvaushakemukset.
Valtuuston illallisella jakaa palkinnot Päivi Isoniemen kanssa.
Päivi Isoniemi, jäsenpalveluyksikön koulutusassistentti
Työskennellyt Journalistiliitossa 32 vuotta.
Ollut mukana 10–15 valtuuston järjestämisessä ja sitä ennen vuosikaudet myös valtuuston edeltäjän eli liittokokouksen järjestelytoimikunnassa. Liittokokoukset loppuivat vuonna 2010.
Tekee verkon tapahtumakoneeseen valtuuston tapahtuman sekä ilmoittautumislomakkeen, kokoaa yhteen ilmoittautumiset, vasta majoitus- ja illallisjärjestelyistä ja hoitaa yhteydenpidon kokouspaikkaan.
Tekee valtuutetuille jaettavat nimilaput. Kokoaa myös kokoukseen vietävän aineiston kuten asiakirjaniput, matkalaskut, kynät, puheenvuoropyynnöt, äänestysliput, nimilaput, plaseerauskortit, kunniakirjat, karkit ja muun tarpeiston.
Seuraa kokouksen kokonaistilannetta ja ennakoi mahdolliset muutokset esimerkiksi aikatauluissa tai ruokailuissa. Mahdollisen äänestyksen yhteydessä jakaa äänestyskortit tai muut materiaalit.
