Huolellinen töistä sopiminen helpottaa asiakkaan ja freelancerin elämää

Keväällä minulle soitti hätääntynyt toimittaja, joka oli joutunut ongelmiin asiakkaan kanssa. Toimittaja oli innostunut asiakkaan yhteydenotosta, suunnitellut juttusarjaa pari viikkoa, etsinyt haastateltavia, sopinut tapaamisia ja kirjoittanut jo ensimmäisen jutunkin. Kun toimittaja lähetti laskun, asiakas kieltäytyi maksamasta.

Asiakkaan mielestä ideaa oli vasta pohdittu yhdessä, toimittaja puolestaan oli tulkinnut, että työ oli tilattu. Kun sopimusta ei ollut, toimittaja ei saanut palkkiota jo tehdystä työstä.

Koskaan ei kannata luottaa siihen, että vaikeiksi koetut asiat ratkeavat ja hoituvat itsestään, jos niistä ei sovita. Vaikka suullinen sopimuskin on sitova, erimielisyyksien tullen sovittua on vaikea osoittaa, jos tietoja ei ole kirjattu. Siksi sovitut asiat olisi syytä kuitata vähintään sähköpostitse tai laatia kirjallinen sopimus, joka tuo turvaa molemmille osapuolille.

Freelancerilta tilattavasta työstä kannattaa sopia tarkasti jo tilausvaiheessa, vaikka sopiminen vaatii työtä ja viitseliäisyyttä sekä työn ostajalta että myyjältä. Sopimisen vaiva säästää suuremmilta ongelmilta, joiden taustalla ovat usein ääneen lausumattomat odotukset, oletukset ja erilaiset tulkinnat.

Miten lähteä sopimaan? Sopivan tekijän löytäminen on helpompaa, jos asiakas osaa kuvata työn vaatimukset. Työnkuvauksen perusteella myös freelancer osaa arvioida, onko hän työhön sopiva tekijä ja voiko hän tehdä työn vaaditussa aikataulussa odotusten mukaisesti.

Vaikka ulkoistettaessa työstä halutaan eroon, työn suunnittelu ei saisi päättyä ostajan päässä siihen, kun päätös ulkoistamisesta tehdään. Hyvä tilaaja näkee työtä tilatessaan sen verran vaivaa, että antaa freelancerille riittävät eväät työhön ja mahdollisuuden onnistua työssään.

Mitä työstä tulisi tietää? Tilaajan kannattaa miettiä, mitä osaamista työssä tarvitaan, miten vaativa ja laaja työ on, millaista käsittelytapaa tai otetta toivotaan, mikä on työn näkökulma ja aikataulu.

On hyvä määritellä myös työn laatu, mitä laadulla tarkoitetaan ja miten paljon työhön halutaan panostaa. Tarvitaanko lyhyt teksti vai perusteellisempi juttu, jonka taustatyöhön käytetään aikaa?

Riittääkö yksi kuva someen tai halutaanko laajempi kuvakattaus myöhempää käyttöä ja eri julkaisukanavia varten? Miten laajat tekijänoikeudet ostetaan?

Halutaanko, että tekijä tiedottaa työn etenemisestä ja lähettää ensimmäisen version aiemmin katsottavaksi ja osallistuu kokouksiin tai haluaako ostaja vain valmiin jutun määräpäivään mennessä?

Vastausten pohjalta pystyy haarukoimaan myös työstä maksettavan palkkion. Jos asiakas ei tiedä mitä haluaa, freelancer voi auttaa asiakasta tarpeiden kartoituksessa ja kuvaamisessa, tarjota työn ideointia ja tehdä tarjouksen vaikka useammasta erilaajuisesta ja -hintaisesta vaihtoehdosta.

Avoimella keskustelulla, neuvottelulla ja sopimisella rakennetaan luotettava yhteistyösuhde, jossa molemmat tietävät, mitä toinen odottaa.

Silloin asiakaskin yleensä saa mitä tilaa. Sopimus sitoo molempia osapuolia, tuo turvaa, vähentää kysymyksiä ja antaa molemmille osapuolille työrauhan.